Begleitmaterial · Kapitel 6 und 11

PROMPT-BIBLIOTHEK

19 fertige KI-Prompts für den Werkstattalltag. Kopieren, anpassen, loslegen. Keine Vorkenntnisse nötig – du musst nur wissen, was du gerade brauchst.

Du kommst aus dem Buch?

Du hast Kapitel 6 „Die KI als Sparringspartner" oder Kapitel 11 „Der digitale Werkzeugkasten" gelesen – hier sind die Prompts dazu. Jeder Prompt ist so gebaut, dass du ihn direkt in ein KI-Fenster kopieren und mit deinen Zahlen oder deiner Situation befüllen kannst.

Kurz zur Einordnung

Wie KI (große Sprachmodelle) funktioniert

Eine KI wie ChatGPT ist im Kern eine Wahrscheinlichkeits-Maschine: Sie wurde auf riesigen Textmengen trainiert und berechnet, welches Wort als nächstes passt. Das klingt simpel, führt aber zu erstaunlich nützlichen Ergebnissen – solange du ihr guten Kontext gibst. Wo der Kontext fehlt, füllt die KI Lücken mit plausibel klingenden, aber manchmal falschen Antworten. Das nennt man Halluzinieren. Deine Aufgabe als Nutzer: klare Fragen stellen, eigene Zahlen liefern, Ergebnisse kritisch prüfen.

Chatbot vs. Agent – was ist der Unterschied?

Ein Chatbot (z.B. ChatGPT-Fenster, Claude.ai) antwortet auf einzelne Fragen in einem Gesprächsfenster. Du schreibst, er antwortet, du schreibst weiter. Das reicht für die meisten Prompts in dieser Bibliothek vollständig aus. Ein Agent kann darüber hinaus mehrere Schritte selbst planen und dabei Werkzeuge nutzen: Dateien öffnen, im Internet suchen, Rechnungen verschicken oder andere Programme steuern. Die Prompts hier funktionieren mit beiden – mit einem Agenten hast du aber mehr Möglichkeiten, wenn du zum Beispiel direkt auf deine BWA-Datei zugreifen willst.

Wichtig – Datenschutz

Keine echten Kundendaten, Mitarbeiterdaten oder Lieferantenkonditionen in KI-Dienste eingeben – auch nicht in kostenpflichtige Abos. Was in einer KI landet, verlässt deinen Betrieb. Firmennamen, Namen und konkrete Zahlen, die Rückschlüsse auf Personen zulassen, vorher schwärzen oder durch Platzhalter ersetzen. Die Prompts in dieser Bibliothek sind so formuliert, dass du das einfach tun kannst. Wenn du unsicher bist, frag deinen Datenschutzbeauftragten.

BWA & Zahlen verstehen

Die betriebswirtschaftliche Auswertung kommt jeden Monat – und landet oft ungelesen auf dem Stapel. Diese Prompts helfen dir, die Zahlen selbst zu lesen, einzuordnen und mit dem Vorjahr zu vergleichen. Kein Steuerberater-Wartezeit nötig für das erste Verstehen.

Kategorie A Kap. 6 · 11

A1: Zwei Jahres-BWAs vergleichen

Wann nutzt du das? Du hast die BWA vom laufenden Jahr und die vom Vorjahr – und willst wissen, wo sich etwas wirklich verändert hat, nicht nur im Bauchgefühl.

Du bist ein erfahrener Betriebswirt, der Kfz-Werkstätten kennt. Ich gebe dir zwei betriebswirtschaftliche Auswertungen (BWA) – eine aus [JAHR 1] und eine aus [JAHR 2]. Analysiere die Entwicklung der wichtigsten Kennzahlen: Umsatz, Materialeinsatz, Personalkosten, Rohertrag und Betriebsergebnis.

Zeig mir:
1. Welche Positionen sich prozentual am stärksten verändert haben
2. Ob der Rohertrag in Relation zum Umsatz gestiegen oder gesunken ist
3. Wo ich kritisch nachfragen sollte

Gib die Antwort in einer übersichtlichen Liste, keine langen Texte.

BWA [JAHR 1]:
[TEXT ODER ZAHLEN HIER EINFÜGEN – FIRMENNAMEN GESCHWÄRZT]

BWA [JAHR 2]:
[TEXT ODER ZAHLEN HIER EINFÜGEN – FIRMENNAMEN GESCHWÄRZT]

BWA-Zahlen aus dem Steuerberater-Portal als Text kopieren oder PDF hochladen – Firmennamen und Kontonummern vorher entfernen. Datei-Upload nur mit KI-Diensten, die das unterstützen (z.B. ChatGPT Plus, Claude.ai).

Kapitel 6 und 11 zeigen, wie du KI als Sparringspartner für deine eigenen Zahlen einsetzen kannst – ohne die Zahlen raus zu geben, die nicht raus dürfen.— Kap. 6 · 11

Kategorie A Kap. 6 · 11

A2: Kennzahlen in Klartext erklären

Wann nutzt du das? In der BWA tauchen Begriffe auf, die du schon hundertmal gesehen hast – aber nie wirklich verstanden hast, was sie konkret für deinen Betrieb bedeuten.

Erkläre mir die folgenden Kennzahlen aus meiner BWA so, als würdest du es einem Kfz-Meister erklären, der kein BWL-Studium hat:

[KENNZAHL 1, z.B. "Rohertrag"]
[KENNZAHL 2, z.B. "Gesamtleistung"]
[KENNZAHL 3, z.B. "Betriebsergebnis vor Steuern"]

Für jede Kennzahl:
- Was bedeutet sie?
- Wie berechnet sie sich grob?
- Was ist ein typischer Richtwert für eine Kfz-Werkstatt?
- Was sagt es aus, wenn die Zahl bei mir [DEINE ZAHL] ist?

Bitte keine Fachsprache in der Erklärung, sondern direkte Werkstatt-Sprache.

Keine konkreten Firmenwerte nötig – du kannst abstrakt fragen und die Zahlen selbst einsetzen.

Kategorie A Kap. 6 · 11

A3: Ausreißer-Monat identifizieren

Wann nutzt du das? Ein Monat war auffällig schlecht oder gut – und du willst wissen, ob das ein echtes Problem ist oder eine Einmalwelle.

Du bist Betriebsberater für Kfz-Werkstätten. Ich zeige dir die Monatswerte meiner BWA für [ZEITRAUM, z.B. "Januar bis September [JAHR]"]. Im Monat [MONAT] gab es einen Ausreißer: [KURZE BESCHREIBUNG, z.B. "Umsatz 18 % unter dem Vormonat"].

Analysiere:
1. Könnte das ein Saisoneffekt sein?
2. Welche betrieblichen Ursachen wären typisch (Urlaub, Krankheit, Lieferengpass, weniger Fahrzeuge)?
3. Welche Kennzahlen sollte ich als nächstes prüfen, um die Ursache einzugrenzen?
4. Ab wann wäre das ein echter Handlungsbedarf?

Meine Monatszahlen (Umsatz, Personalkosten, Materialeinsatz):
[ZAHLEN EINFÜGEN – MONAT FÜR MONAT, FIRMENNAMEN GESCHWÄRZT]

Keine Kundennamen oder Mitarbeiterdaten einfügen – nur aggregierte Monatsbeträge.

Kategorie A Kap. 6 · 11

A4: Kalkulation auf Plausibilität prüfen

Wann nutzt du das? Du hast einen Angebotspreis kalkuliert oder eine Schätzung gemacht – und willst wissen, ob die Rechnung hinten und vorne stimmt, bevor du zum Kunden gehst.

Überprüfe die folgende Kalkulation auf Plausibilität. Ich bin Kfz-Werkstattinhaber und möchte wissen, ob meine Annahmen realistisch sind oder ob ich etwas übersehen habe.

Meine Kalkulation:
- Arbeitszeit geschätzt: [DEINE ZAHL] Stunden
- Stundensatz: [DEINE ZAHL] €
- Materialkosten geschätzt: [DEINE ZAHL] €
- Aufschlag Material: [DEINE ZAHL] %
- Angebotspreis gesamt: [DEINE ZAHL] €

Aufgabe:
- Rechne nach, ob die Summe stimmt
- Sag mir, ob der Materialaufschlag in der Branche üblich ist
- Zeig mir, welche Positionen ich möglicherweise vergessen habe (Entsorgung, Kleinteile, Fahrtzeit etc.)
- Wieviel Deckungsbeitrag bleibt nach Abzug der Materialkosten?

Keine Kundennamen oder Fahrzeugkennzeichen einfügen – nur die Zahlen.

Steuerberater-Termin vorbereiten

Ein Termin beim Steuerberater kostet Geld – und zu viel davon geht für gegenseitiges Erklären drauf. Diese Prompts helfen dir, vorbereitet reinzugehen: mit den richtigen Fragen, einem klaren Kopf und ohne Fachjargon-Blockade.

Kategorie B Kap. 6 · 11

B1: Fachbegriffe vor dem Termin klären

Wann nutzt du das? Du hast Unterlagen vom Steuerberater bekommen und stößt auf Begriffe, die du im Termin nicht als unwissend dastehen lassen willst.

Ich habe folgende Begriffe aus einer steuerlichen Auswertung oder einem Schreiben meines Steuerberaters nicht verstanden. Erkläre mir jeden Begriff kurz und praktisch – nicht akademisch, sondern so, dass ich gleich weiß, was das für meinen Betrieb bedeutet:

[BEGRIFF 1]
[BEGRIFF 2]
[BEGRIFF 3]

Wenn möglich: Sag mir auch, ob ich beim nächsten Termin dazu eine konkrete Rückfrage stellen sollte.

Keine vollständigen Dokumente hochladen – einzelne Begriffe oder Sätze aus dem Kontext reichen.

Kategorie B Kap. 6 · 11

B2: Fragen für den Steuerberater-Termin generieren

Wann nutzt du das? Du weißt, dass du nächste Woche beim Steuerberater bist, aber im Termin fällt dir meistens erst hinterher ein, was du eigentlich wissen wolltest.

Ich habe in [ZEITRAUM, z.B. "den letzten drei Monaten"] folgende Themen in meiner Werkstatt gehabt:
[SITUATION 1, z.B. "Neueinstellung eines Gesellen"]
[SITUATION 2, z.B. "Kauf eines neuen Hebebühne"]
[SITUATION 3, z.B. "Umsatzrückgang im August"]

Ich habe einen Termin beim Steuerberater. Welche konkreten Fragen sollte ich zu diesen Themen mitbringen? Formuliere die Fragen so, dass ein Steuerberater sie direkt und effizient beantworten kann. Maximal 8 Fragen, nach Priorität geordnet.

Keine Mitarbeiternamen, Lieferantennamen oder Kontonummern verwenden.

Kategorie B Kap. 6 · 11

B3: Dokument zusammenfassen und einordnen

Wann nutzt du das? Du hast ein mehrseitiges Schreiben vom Finanzamt oder Steuerberater bekommen und willst schnell wissen, worum es geht und ob du handeln musst.

Ich habe ein Dokument vom [ABSENDER, z.B. "Finanzamt" oder "Steuerberater"] erhalten. Fasse den Inhalt in 5 Sätzen zusammen:

1. Worum geht es?
2. Was wird von mir verlangt oder erwartet?
3. Gibt es eine Frist?
4. Was passiert, wenn ich nichts tue?
5. Was sollte ich als nächsten Schritt tun?

Dokument-Text:
[TEXT HIER EINFÜGEN – NAMEN UND STEUERNUMMER VORHER SCHWÄRZEN]

Steuernummer, Steuer-ID, IBAN und alle Personennamen vor dem Einfügen entfernen oder durch Platzhalter ersetzen. Datei-Upload funktioniert nicht bei allen KI-Diensten.

Entscheidungssparring

Manche Entscheidungen triffst du am besten nicht allein – aber ein Berater kostet Geld und ein Gespräch mit dem Steuerberater dauert. Eine KI kann als strukturierter Sparringspartner helfen: nicht um die Entscheidung zu treffen, sondern um sicherzustellen, dass du die richtigen Fragen gestellt hast.

Kategorie C Kap. 6 · 11

C1: Was könnte ich vergessen haben?

Wann nutzt du das? Du hast eine Entscheidung fast getroffen – aber das ungute Gefühl bleibt. Lass eine KI den zweiten Blick machen.

Ich stehe vor folgender Entscheidung in meiner Kfz-Werkstatt:
[DEINE SITUATION, z.B. "Ich will einen zweiten Standort eröffnen" oder "Ich erwäge, einen Auszubildenden einzustellen"]

Ich habe folgende Punkte bereits bedacht:
[PUNKT 1]
[PUNKT 2]
[PUNKT 3]

Meine Frage an dich: Was könnte ich vergessen haben? Welche Aspekte übersehen Werkstattinhaber bei dieser Art Entscheidung erfahrungsgemäß? Nenne max. 8 Punkte, nach Relevanz geordnet. Keine Allgemeinplätze – ich brauche konkrete Dinge, die einen echten Unterschied machen können.

Keine sensiblen Mitarbeiterdaten oder Vertragsdetails einfügen – die Situation allgemein beschreiben reicht.

Kategorie C Kap. 6 · 11

C2: Handlungsoptionen strukturieren (Pro/Contra)

Wann nutzt du das? Du hast zwei oder drei Wege vor dir und weißt noch nicht, welcher der richtige ist. Eine strukturierte Gegenüberstellung hilft oft mehr als stundenlanges Nachdenken.

Ich habe folgendes Problem oder folgende Entscheidungssituation in meiner Werkstatt:
[DEINE SITUATION]

Folgende Optionen stehen zur Auswahl:
Option A: [BESCHREIBUNG]
Option B: [BESCHREIBUNG]
Option C (falls vorhanden): [BESCHREIBUNG]

Erstelle eine strukturierte Pro/Contra-Übersicht für jede Option. Berücksichtige dabei:
- Kurzfristige Auswirkungen (nächste 3 Monate)
- Mittelfristige Auswirkungen (nächstes Jahr)
- Finanzielle Risiken
- Aufwand für mich als Inhaber

Formuliere sachlich, kein Schönreden. Am Ende: Welche Option hättest du als Berater auf dem ersten Blick herausgehoben – und warum?

Keine Kundennamen, Partnernamen oder Konditionen aus laufenden Verträgen einfügen.

Kategorie C Kap. 6 · 11

C3: Worst-Case durchspielen

Wann nutzt du das? Du willst wissen, was wirklich passiert, wenn die Sache schiefgeht – bevor du entscheidest.

Ich überlege, folgende Entscheidung zu treffen:
[DEINE SITUATION, z.B. "Ich nehme einen Kredit über [DEINE ZAHL] € auf, um die Halle zu erweitern"]

Spielen wir den Worst Case durch:
1. Was sind die drei realistischsten Szenarien, in denen diese Entscheidung schiefgeht?
2. Was wären die konkreten finanziellen Folgen in jedem Szenario?
3. Was müsste eintreten, damit das wirklich existenzbedrohend wird?
4. Welche Frühwarnzeichen sollte ich beobachten?
5. Was könnte ich jetzt schon einbauen, um den Worst Case abzufedern?

Bleib realistisch – kein Katastrophendenken, aber auch kein Schönreden.

Keine Bank- oder Kontonamen einfügen – Zahlen in groben Kategorien reichen.

Kategorie C Kap. 6 · 11

C4: Entscheidung mit Leitfragen schärfen

Wann nutzt du das? Du weißt noch nicht genau, was du willst – und brauchst jemanden, der die richtigen Fragen stellt, statt gleich eine Antwort zu liefern.

Ich stehe vor einer Entscheidung, bin mir aber noch nicht sicher, welche Richtung richtig ist. Stelle mir max. 7 gezielte Fragen, die mir helfen, meine eigene Position zu klären. Keine Empfehlung, keine Antworten – nur Fragen.

Thema:
[DEINE SITUATION, z.B. "Soll ich meinen Stundenverrechnungssatz erhöhen?"]

Was ich schon weiß:
[DEINE AUSGANGSLAGE]

Was mich noch zögern lässt:
[DEINE UNSICHERHEIT]

Dieser Prompt funktioniert ohne Datei-Upload und ohne sensible Daten – einfach die Situation beschreiben.

Betriebsprozesse hinterfragen

Doppelarbeit, Medienbrüche, Zeitfresser – die meisten Werkstätten wissen, dass irgendwo etwas nicht rund läuft. Diese Prompts helfen dir, Schwachstellen systematisch zu finden, bevor du in eine Lösung investierst.

Kategorie D Kap. 11

D1: Doppelarbeit identifizieren

Wann nutzt du das? Du oder dein Team macht dieselbe Sache an zwei verschiedenen Stellen – aber keiner weiß mehr genau, warum das so geworden ist.

Ich beschreibe dir einen Ablauf in meiner Kfz-Werkstatt. Identifiziere mögliche Doppelarbeiten, redundante Schritte und Stellen, an denen dieselbe Information mehrfach eingetragen oder übertragen wird.

Ablauf:
[DEINE PROZESSBESCHREIBUNG, z.B. "Ein Fahrzeug kommt rein. Wir tragen es im Werkstattprogramm ein, schreiben parallel auf einen Zettel, was gemacht wird, übertragen das später in die Rechnung und schicken nochmal eine E-Mail an den Kunden..."]

Was ich brauche:
1. Liste aller erkannten Doppelarbeiten oder Medienbrüche
2. Einschätzung, welcher davon die meiste Zeit kostet
3. Konkreter Vorschlag, wie der erste Schritt zur Verbesserung aussehen könnte – ohne großen Investitionsaufwand

Keine Mitarbeiternamen oder Kundendaten einfügen – den Prozess abstrakt beschreiben reicht.

Kategorie D Kap. 11

D2: Schnittstellencheck Werkstattprogramm

Wann nutzt du das? Du nutzt ein Werkstattprogramm (z.B. WinCarPro, Autofakt, GaragePilot oder ähnliche) und fragst dich, ob du es wirklich ausschöpfst oder ob Daten immer noch manuell übertragen werden.

Ich nutze in meiner Werkstatt folgendes Programm: [PROGRAMMNAME oder "ein Kfz-Werkstattprogramm"].

Folgende Schritte in meinem Tagesablauf sind aktuell noch manuell oder laufen außerhalb des Programms:
[SCHRITT 1, z.B. "Terminvergabe über WhatsApp, dann manuell ins Programm"]
[SCHRITT 2, z.B. "Ölwechsel-Erinnerungen per Hand ausgedruckt"]
[SCHRITT 3, z.B. "Rechnung nochmal in Excel übertragen für eigene Übersicht"]

Analysiere:
1. Welche dieser Schritte kann ein modernes Werkstattprogramm typischerweise übernehmen?
2. Welche Schnittstellen oder Funktionen gibt es in der Branche dafür?
3. Was sollte ich meinen Programm-Anbieter konkret fragen?

Keine Kunden- oder Fahrzeugdaten einfügen – nur den Prozess beschreiben.

Kategorie D Kap. 11

D3: Lohnt sich Automatisierung? (Kosten-Nutzen-Struktur)

Wann nutzt du das? Du überlegst, eine Aufgabe zu automatisieren oder ein neues Tool anzuschaffen – willst aber wissen, ob der Aufwand sich wirklich lohnt, bevor du Geld ausgibst.

Ich überlege, folgenden Ablauf in meiner Werkstatt zu automatisieren oder durch ein Tool zu ersetzen:
[BESCHREIBUNG DER AUFGABE, z.B. "Erinnerungs-SMS an Kunden vor dem Termin"]

Aktuelle Situation:
- Wie oft passiert das pro Woche: [DEINE ZAHL] Mal
- Wie lange dauert es pro Vorgang: [DEINE ZAHL] Minuten
- Wer macht das aktuell: [ROLLE, z.B. "ich selbst" oder "Empfangskraft"]

Erstelle eine einfache Kosten-Nutzen-Struktur:
1. Wieviel Stunden pro Jahr fallen aktuell dafür an?
2. Was kostet das in Lohnkosten (grob, bei [DEINE ZAHL] €/h)?
3. Ab welchem Monatsbeitrag für ein Tool würde sich die Automatisierung nicht mehr lohnen?
4. Welche qualitativen Vorteile (weniger Fehler, schnellere Reaktion) kommen hinzu?

Keine Mitarbeiternamen oder exakten Lohnangaben einfügen – gerundete Werte reichen für die Abschätzung.

Kategorie D Kap. 11

D4: Wo geht Zeit verloren? (Prozess-Audit)

Wann nutzt du das? Du hast das Gefühl, dass der Tag immer zu kurz ist – aber kannst nicht genau sagen, wo die Stunden hingehen.

Du bist Betriebsberater mit Erfahrung in Kfz-Werkstätten. Ich beschreibe dir meinen typischen Arbeitstag als Werkstattinhaber. Identifiziere, wo wahrscheinlich am meisten Zeit verloren geht – und unterscheide dabei zwischen "notwendige Inhaber-Aufgaben" und "Aufgaben, die delegiert oder vereinfacht werden könnten".

Mein typischer Tag:
[DEINE BESCHREIBUNG, z.B. "Morgens zuerst Mails beantworten, dann Disposition mit den Gesellen, dann Kundengespräche, zwischendurch immer wieder Telefon, Nachmittags Rechnungen..."]

Was ich brauche:
1. Einschätzung, welche Blöcke prozentual wie viel Zeit fressen (ungefähr)
2. Welche Blöcke typischerweise Unterbrechungsfallen sind
3. Zwei oder drei konkrete Ansätze, die ich morgen schon umsetzen könnte

Keine Mitarbeiternamen einfügen – Rollen reichen ("Meister", "Empfang", "Azubi").

Texte & Formulierungen

Anschreiben, Stellenanzeigen, Reklamationsantworten – alles Dinge, die du eigentlich formulieren könntest, aber selten Zeit dafür hast. Diese Prompts liefern dir einen ersten Entwurf, den du anpassen kannst. Nicht perfekt, aber gut genug zum Anfangen.

Kategorie E Kap. 6

E1: Kundenanschreiben formulieren

Wann nutzt du das? Du musst Kunden über eine Preiserhöhung informieren, einen Termin absagen oder eine Änderung im Betrieb kommunizieren – und willst weder zu weich noch zu hart klingen.

Schreibe ein Kundenanschreiben für meine Kfz-Werkstatt. Ton: direkt, respektvoll, auf Augenhöhe – kein Marketing-Geschwurbel, keine Entschuldigungen für legitime Entscheidungen.

Anlass: [DEIN ANLASS, z.B. "Preiserhöhung Stundensatz ab [DATUM]" oder "Wir schließen dienstags bis auf Weiteres"]

Was der Kunde wissen muss:
[PUNKT 1]
[PUNKT 2]

Was ich NICHT schreiben will: [DEINE EINSCHRÄNKUNG, z.B. "keine Erklärungen über Kosten, die ich dem Kunden nicht zumuten will"]

Format: Brief oder E-Mail, max. [DEINE ZAHL] Zeilen. Duzen oder Siezen: [DEINE WAHL]

Keine echten Kundennamen einfügen. Den Entwurf vor dem Versand auf Zahlen, Daten und Firmennamen prüfen.

Kategorie E Kap. 6

E2: Stellenausschreibung entwerfen

Wann nutzt du das? Du suchst jemanden – und die letzte Ausschreibung war so generisch, dass du dir von den Bewerbern gewünscht hättest, dass mehr gelesen hätten.

Schreibe eine Stellenausschreibung für meine Kfz-Werkstatt. Keine Worthülsen, keine leere Wir-Kultur-Phrasen. Schreibe so, dass echte Handwerker die Ausschreibung ernst nehmen.

Stelle: [DEINE STELLE, z.B. "Kfz-Mechatroniker" oder "Empfangskraft mit Werkstatterfahrung"]
Besonderheiten meines Betriebs: [DEINE ANGABEN, z.B. "kleines Team, direkter Kontakt mit dem Chef, keine Konzernstruktur"]
Was ich von Bewerbern erwarte: [DEINE ANFORDERUNGEN]
Was ich bieten kann: [DEINE BENEFITS – nur was stimmt]
Wo die Ausschreibung erscheint: [DEIN KANAL, z.B. "Agentur für Arbeit", "Instagram", "eigene Website"]

Format: max. [DEINE ZAHL] Wörter, Duzen oder Siezen: [DEINE WAHL]

Keine konkreten Gehaltsangaben nötig – kannst du im Nachgang anpassen. Firmennamen geschwärzt lassen, bis du veröffentlichst.

Kategorie E Kap. 6

E3: Rechnungstext-Bausteine formulieren

Wann nutzt du das? Du willst auf deinen Rechnungen klarer kommunizieren – zum Beispiel bei Zahlungszielen, Mahnhinweisen oder Erläuterungstexten zu durchgeführten Arbeiten.

Erstelle kurze, klare Textbausteine für Kfz-Werkstattrechnungen. Ton: sachlich, professionell, kein Juristendeutsch.

Ich brauche Bausteine für folgende Situationen:
1. Zahlungsziel-Hinweis (z.B. "Zahlung innerhalb von [DEINE ZAHL] Tagen netto")
2. Mahnhinweis bei Überschreitung (freundlich aber klar)
3. Erläuterungstext für durchgeführte Inspektion (allgemein, zum Anpassen)
4. Hinweis auf Gewährleistung auf eingebaute Teile

Jeder Baustein max. 3 Sätze. Kein Fachjargon, der Kunden verwirrt.

Rechtliche Angaben wie Gewährleistungsfristen mit deinem Steuerberater oder einer Kammer abstimmen – die KI liefert Formulierungshilfe, keine Rechtsberatung.

Kategorie E Kap. 6

E4: Reklamation höflich aber klar beantworten

Wann nutzt du das? Ein Kunde beschwert sich – und du willst sachlich bleiben, deinen Standpunkt klar vertreten, ohne einen Konflikt zu eskalieren.

Ein Kunde hat sich beschwert. Schreibe eine Antwort, die:
- den Kunden ernst nimmt, ohne zu kapitulieren
- meinen Standpunkt klar und ohne Entschuldigungen für Dinge, die ich richtig gemacht habe, darstellt
- eine konkrete nächste Handlung vorschlägt

Situation:
[DEINE BESCHREIBUNG DER SITUATION, z.B. "Kunde behauptet, das Problem war schon vor dem Service da, wir sehen das technisch anders"]

Was ich nicht will:
- Keine Überschuldigung für etwas, das nicht mein Fehler war
- Keine leeren Floskeln wie "Es tut uns leid, dass Sie sich so fühlen"
- Keine Versprechen, die ich nicht halten kann

Format: E-Mail, max. [DEINE ZAHL] Sätze. Duzen oder Siezen: [DEINE WAHL]

Keine echten Kundennamen oder Fahrzeugdaten einfügen. Den Entwurf vor dem Absenden inhaltlich prüfen – KI kennt den konkreten Fall nicht, nur du.

Mehr davon?

Im Buch steckt die Logik dahinter.

Diese Prompts sind Begleitmaterial zu „Klartext Werkstatt" von Markus Mangold. Das Buch erklärt in Kapitel 6 und 11, wie du KI sinnvoll in deinen Betriebsalltag integrierst – ohne Hype, ohne leere Versprechen, mit konkreten Handgriffen. Und wenn du lieber mit jemandem sprichst, der beides kennt – Werkstatt und KI – findest du den Weg dazu auf zeos83.com.

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