Stell dir vor, du schaust am Freitagabend auf deinen Terminplan für die nächste Woche. Bühnen voll, Kalender voll, die Jungs haben Arbeit. Eigentlich ein gutes Bild.
Dann schaust du auf dein Konto.
Viele Werkstattinhaber kennen diesen Moment. Die Werkstatt läuft, der Laden brummt, und trotzdem ist am Ende des Monats nicht das übrig, was man erwarten würde. Das löst oft zwei Reaktionen aus: Entweder man arbeitet noch mehr, oder man fragt sich, ob irgendwo etwas nicht stimmt.
Beides kann richtig sein. Aber bevor man mehr arbeitet, lohnt es sich, die Frage zu stellen, die die meisten Inhaber noch nie konkret beantwortet haben.
Die Zahl, die fehlt
Wie viel darf eine Hebebühne pro Arbeitstag kosten, damit am Ende noch Gewinn übrig bleibt?
Klingt einfach. Ist es aber nicht, wenn man die Antwort aus dem Kopf holen soll.
Das ist keine persönliche Schwäche. Das ist eine Lücke, die das Ausbildungssystem hinterlassen hat. Die Meisterschule bringt Technik bei, Recht, Betriebswirtschaft im Grundriss. Was danach kommt, die echte Kalkulation des eigenen Betriebs, die lernt man durch Fehler. Oder man lernt es nicht.
Auslastung ist eine der beliebtesten Zahlen in der Branche. „Wir sind gut ausgelastet.” Auf die Frage, womit genau, kommt meistens eine unscharfe Antwort.
Was ein wartendes Auto wirklich kostet
Hier ist ein Gedanke, der unbequem ist, aber wichtig.
Ein Auto, das auf Ersatzteile wartet, steht auf einer Bühne. Die Bühne ist belegt. Ein anderer Auftrag kann dort nicht rein. Der Techniker kann nicht arbeiten. Die Stunden laufen, der Umsatz steht still.
Das ist kein unvermeidbares Schicksal. Es ist ein kalkulierbarer Verlust.
Angenommen, eine Bühne kostet einen Betrieb im Monat, wenn man Miete, Raumkosten, anteilige Gemeinkosten zusammenrechnet, irgendwo zwischen 300 und 600 Euro. Das sind grobe Richtwerte, die je nach Betrieb stark abweichen. Auf einen Arbeitstag runtergerechnet: zwischen 15 und 30 Euro reine Raumkosten.
Dazu kommt das, was man nicht verdient. Wenn eine Bühne einen Tag lang mit einem wartenden Auto blockiert ist und kein Umsatz läuft, fehlt nicht nur der Deckungsbeitrag dieses Tages. Es fehlt auch die Kapazität für den Auftrag, der hätte reinkommen können.
Das ist der Teil, der in den meisten Werkstätten nicht aufgeschrieben steht. Nicht weil man es nicht wissen will, sondern weil man nie die Zahl gerechnet hat.
Papier-Kapazität und echte Kapazität
Drei Bühnen, drei Techniker, acht Stunden pro Tag. Auf dem Papier eine klare Rechnung.
Nur stimmt die Rechnung nicht.
Urlaub, Krankheit, Schulungen, Teile-Wartezeit, Rüstzeit zwischen Aufträgen: Das alles frisst von der Papier-Kapazität. Wer diese Abzüge nie konkret erfasst hat, wundert sich, warum der Monat trotz voller Termine nicht das Ergebnis bringt, das er rechnerisch sollte.
Die reale Jahreskapazität eines Betriebs, also das, was tatsächlich an produktiven Stunden zur Verfügung steht, ist fast immer kleiner als der theoretische Maximalwert. Manchmal liegt sie zehn Prozent darunter. Manchmal zwanzig. Das klingt wenig, macht aber bei einem Betrieb mit drei Bühnen und einem Stundensatz von 110 Euro schnell mehrere Zehntausend Euro aus, die auf dem Papier stehen und in der Realität nicht ankommen.
Eine Beispielrechnung
Drei Bühnen. 225 Arbeitstage im Jahr nach Urlaub und Feiertagen. Stundensatz 110 Euro netto, angenommen sechs produktive Stunden pro Bühne und Tag.
Papier-Kapazität: 3 x 225 x 6 x 110 Euro = 445.500 Euro Jahresumsatz.
Realistisch, mit 20 Prozent Verlust durch Ausfälle, Wartezeiten und Rüstzeiten: 356.400 Euro.
Differenz: knapp 90.000 Euro. Das ist kein Jahresergebnis, das ist die Lücke zwischen dem, was möglich wäre, und dem, was tatsächlich läuft.
Und jetzt kommt die eigentliche Frage: Wie viel davon geht auf blockierte Bühnen zurück?
Die richtige Frage
Die meisten Auslastungsdiskussionen in Werkstätten drehen sich um Beschäftigung. Sind die Leute ausgelastet? Ist der Kalender voll?
Das ist die falsche Frage.
Die richtige Frage ist: Womit ist die Bühne belegt, und was trägt das zum Ergebnis bei?
Ein Auto, das auf Teile wartet, belegt die Bühne genauso wie ein Auto, das gerade aktiv bearbeitet wird. Aber nur eines davon verdient Geld. Wer das nicht unterscheidet, sieht volle Bühnen und denkt, alles läuft. Tut es aber nicht.
Das ist kein Managementproblem und kein Technikerproblem. Es ist ein Sichtbarkeitsproblem. Was man nicht misst, kann man nicht steuern.
Was hilft
Den Einstieg in diese Zahlen muss man nicht mit Papier und Taschenrechner machen.
Im Klartext Werkstatt Toolkit gibt es ein Werkzeug, das genau das abbildet: die Werkstatt-Diagnose PRO. Man trägt eigene Betriebszahlen ein, also echte Auftragsarten, Bühnenanzahl, Stundensatz, und das Werkzeug rechnet zwei Dinge aus, die die meisten Inhaber noch nie in einer Zahl gesehen haben. Erstens die reale Jahreskapazität gegen den Papier-Maximalwert. Und zweitens: wie viel Umsatz durch auf Teile wartende Autos jeden Monat liegen bleibt.
Das Werkzeug läuft als HTML-Datei offline im Browser, kein Excel, keine Installation, kein Abo. Ergebnis lässt sich als PDF exportieren.
Es erklärt keine Betriebsführung. Es zeigt eine Zahl. Und manchmal reicht eine Zahl, um anders zu denken.
Markus Mangold, Kfz-Meister, Inhaber Zeos83, Autor von „Klartext Werkstatt”
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