Vor ein paar Monaten habe ich mir eine einfache Frage gestellt: Warum lege ich mein Wissen in Tools ab, die ich nicht kontrolliere?
Notion, Obsidian, Evernote, Roam. Ich habe sie alle ausprobiert. Jede dieser Apps hat eine eigene Logik, ein eigenes Format, eine eigene Datenbank. Du baust dir über Monate ein System auf. Du verlinkst Dokumente, strukturierst Projekte, entwickelst einen Workflow. Und dann ändert der Anbieter das Preismodell, stellt Features ein oder die App wird einfach nicht mehr weiterentwickelt. Was passiert mit deinen Daten? Im besten Fall kannst du sie exportieren, aber der Kontext geht verloren, die Verlinkungen funktionieren nicht mehr, die Struktur bricht auseinander.
Das ist keine Schwäche eines einzelnen Tools. Das ist das Grundproblem aller proprietären Wissensmanagement-Systeme.
Irgendwann habe ich aufgehört zu suchen, welches Tool das nächste Problem löst, und angefangen zu fragen, wie ich das Problem grundsätzlich loswerden kann.
Das Video dazu habe ich live auf TikTok aufgenommen, weil das Interesse so groß war, und danach auf YouTube veröffentlicht. Hier siehst du konkret, wie mein System heute aussieht:
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Das eigentliche Problem: Proprietäre Formate machen dich abhängig
Wenn du dein Wissen in Obsidian pflegst, sind deine Daten zwar technisch in Markdown gespeichert, aber deine Verlinkungen, deine Plugin-Konfigurationen, deine ganze Ordnungslogik ist auf Obsidian abgestimmt. Wechselst du, bricht die Hälfte davon weg.
Bei Notion ist es noch klarer: Die Daten liegen in Notions Datenbank, nicht bei dir. Export ist möglich, aber das Ergebnis ist weit entfernt von dem, was du drin gebaut hast.
Das Muster ist immer gleich: Du richtest dich in einem fremden Haus ein. Du passt dein Denken an das Tool an, nicht umgekehrt. Und wenn der Vermieter die Bedingungen ändert, hast du ein Problem.
Die Alternative: Ein Ordner. Markdown-Dateien. Fertig.
Ich habe mein gesamtes Wissensmanagement auf einen ganz normalen Ordner umgestellt.
Keine Datenbank. Keine proprietäre App. Keine Cloud, die ich nicht kontrolliere. Nur ein Verzeichnis auf meinem NAS-Laufwerk, darin Unterordner und Markdown-Dateien.
Markdown ist kein Format einer bestimmten App. Es ist ein universeller Standard. Jeder Texteditor kann es öffnen. Jedes Betriebssystem kann es lesen. Und, das ist entscheidend: jede KI kann damit arbeiten.
Wenn ich morgen von Claude zu einem anderen Modell wechsle, öffnet dieses Modell denselben Ordner und hat sofort den vollen Kontext. Meine Prozesse, meine Teamstruktur, mein Wissen über mein Unternehmen. Alles ist da. Das Modell ist das Interface. Die Daten gehören mir.
Wie mein PKA-System aufgebaut ist
PKA steht für Persönlicher KI-Assistent. Das System besteht aus einem einzigen Ordner mit einer klaren Struktur.
Ein zentrales CLAUDE.md definiert, wie das System funktioniert: wer die Agenten sind, welche Rollen sie haben, welche Modelle sie nutzen, wie der Workflow aussieht. Das ist die Betriebsanleitung, direkt im Verzeichnis, lesbar für jeden Menschen und jede KI.
Darunter gibt es Unterordner für die verschiedenen Bereiche: Eingehende Dokumente, Arbeitsergebnisse, Personalakten der Agenten, Workflows, Content. Alles hat einen festen Platz. Alles ist in Textdateien.
Das klingt simpel, und das ist der Punkt. Einfache Systeme sind robuste Systeme.
Ein Team aus Spezialisten, jeder als Markdown-Datei
Was mich selbst überrascht hat: Das System funktioniert am besten, wenn ich es wie ein echtes Team strukturiere.
Ich habe einen Orchestrator, der Aufgaben koordiniert und delegiert. Dann spezialisierte Agenten: Lena analysiert Dokumente, Thomas macht Rechtsanalysen, Sabine übernimmt Finanzen, Sarah schreibt Content. Jeder Agent hat eine klare Rolle, einen Namen und ein zugeordnetes Modell.
Die Agenten existieren nicht als Software. Sie existieren als Markdown-Dateien, in denen steht, wer sie sind, was sie können und wie sie arbeiten. Wenn die KI einen Agenten aufruft, liest sie diese Datei und handelt entsprechend.
Ich nutze dabei bewusst unterschiedliche Modellstärken für unterschiedliche Aufgaben. Komplexe Koordination bekommt das stärkste Modell. Operative Aufgaben wie Analyse oder Texte laufen auf einem mittleren Modell. Massenaufgaben wie Dokumentenextraktion erledigt das günstigste Modell. Das spart Kosten und macht das System schneller.
Der Workflow: Posteingang, Analyse, Delegation, Ergebnis
Wenn eine neue Aufgabe reinkommt, landet sie im Eingangsordner. Der Orchestrator analysiert sie und delegiert an den passenden Agenten. Das Ergebnis wird dokumentiert, archiviert und, wenn nötig, für zukünftige Aufgaben nutzbar gemacht.
Das ist kein Zaubertrick. Das ist ein konsequenter Workflow in Textdateien.
Was sich dabei als besonders wertvoll herausgestellt hat: Das System dokumentiert sich selbst. Jedes Mal, wenn etwas nicht optimal lief, wird das festgehalten. Feedback fließt in die Workflow-Dateien zurück. Über Zeit entsteht ein System, das seine eigene Geschichte kennt und daraus lernt. Das ist kein KI-Feature, das ein Anbieter eingebaut hat. Das ist konsequentes Logging in Textdateien.
Was sich grundlegend verändert hat
Früher war ich Operator. Ich habe Tools bedient, mich an ihre Logik angepasst und gehofft, dass sie sich nicht zu sehr verändern.
Jetzt bin ich derjenige, der das System definiert. Die KI ist das Interface. Meine Daten, meine Struktur, meine Regeln. Das Modell dahinter kann ich jederzeit wechseln, ohne etwas zu verlieren.
Das ist ein anderes Verhältnis zu Technologie. Nicht mehr abhängig von einem Anbieter. Nicht mehr eingesperrt in ein Format, das nur eine App versteht.
Wer diesen Perspektivwechsel einmal vollzogen hat, schaut auf Wissensmanagement-Tools ganz anders.
Das lässt sich auf viele Bereiche übertragen
Ich bin auf dieses Prinzip durch mein eigenes Unternehmen gestoßen, weil es dort am dringendsten war. Aber das Grundprinzip gilt für jeden, der Wissen strukturiert verwalten will: Unternehmer, Berater, Wissensarbeiter, alle, die heute noch in App-Abhängigkeiten stecken.
Ein Ordner. Markdown-Dateien. Eine KI als Interface. Das ist kein Geheimrezept, das ist ein Prinzip.
Wenn dich interessiert, wie du das für deinen eigenen Kontext umsetzen könntest, schreib mir gerne. Ich tausche mich darüber aus, ohne Verkaufsgespräch. Und wenn du das Video noch nicht gesehen hast, schau rein, es zeigt viele Details konkreter als dieser Artikel es kann.
Markus Mangold, Kfz-Meister, Gründer von Torq.Li, Inhaber Zeos83